Edición de eventos en vivo y gestión de roles de equipo
Guía de Administración: Edición de eventos en vivo y gestión de roles de equipo
La producción de un evento es dinámica. Es posible que el DJ cambie de horario, que necesites actualizar el póster oficial o que requieras delegar la validación de accesos en la puerta a un equipo logístico. Para esto, Coccoa te ofrece herramientas que te permiten modificar tu evento en tiempo real y asignar accesos a tu equipo bajo un modelo de seguridad estricto.
A continuación, te explicamos cómo utilizar estas herramientas de administración:
1. Edición de Eventos en el Entorno de Producción (En Vivo)
Si detectas un error en la información o necesitas hacer un cambio después de haber publicado tu evento, no tienes que borrarlo y empezar de cero. El sistema te permite mutar los metadatos de tu evento en tiempo real.
1. Dirígete a "Manejo de Evento" en el panel principal.
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¿Qué puedes modificar sin problemas? Puedes actualizar el nombre del evento, la descripción comercial, cambiar el flyer (póster) principal, o ajustar la dirección del lugar. Estos cambios se reflejarán instantáneamente en el front-end (la vista pública) sin afectar las boletas que ya vendiste.
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Edición de inventario (Con precaución): Puedes ampliar la capacidad de una etapa o extender su fecha de cierre. Sin embargo, el sistema bloquea ciertas modificaciones (como reducir drásticamente el precio de una etapa que ya está activa) para proteger la integridad de tu contabilidad y evitar conflictos con los clientes que ya pagaron la tarifa completa.
2. Gestión de Equipo (Control de Acceso Basado en Roles)
- Dirígete a "Usuarios" en el panel.
Delegar es clave, pero entregar tu usuario y contraseña a terceros es un riesgo de seguridad. Para entornos de trabajo colaborativos, Coccoa implementa un sistema de roles y permisos (RBAC) que garantiza el principio de "menor privilegio".
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¿Cómo invitar a alguien? Desde la sección de Gestión de usuarios en tu panel, simplemente ingresas el correo electrónico de tu colaborador y le asignas un rol específico. El sistema le enviará una invitación para que cree su propia contraseña y acceda de forma independiente.
3. Niveles de Autorización Disponibles
Dependiendo de las responsabilidades de cada miembro de tu staff, puedes asignarles diferentes niveles de acceso:
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Administrador (Admin): Tiene privilegios de superusuario. Puede editar el evento, configurar la pasarela de pagos, acceder a las bases de datos de clientes, ver el balance financiero total y realizar emisiones manuales. (Solo asigna este rol a tus socios de mayor confianza).
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Logística / Validador (Staff de Puerta): Es un perfil estrictamente operativo. Este usuario no puede ver información financiera, balances, ni editar el evento. Su acceso se limita únicamente a iniciar sesión en la aplicación "Coccoa Scanner" para leer los códigos QR en la puerta el día del evento.
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Promotor (Ventas): Tiene acceso limitado. Solo puede visualizar su propio enlace de ventas, ver cuántas boletas ha vendido y usar el módulo de Emisión Manual para generar boletas físicas. Su visibilidad de los datos globales de la empresa está bloqueada.
4. Revocación de Accesos
Si un miembro del equipo de logística termina su turno o un promotor deja de trabajar contigo, puedes revocar su acceso con un solo clic desde tu panel principal. Inmediatamente, sus credenciales quedarán invalidadas, protegiendo la base de datos de tu evento.
Paso final: Antes del evento, asegúrate de crear con anticipación los perfiles de tu equipo de logística. Envíales las invitaciones para que descarguen la app de escaneo y configuren sus contraseñas en casa, evitando contratiempos de conexión en la puerta del venue.