Comunicación asistentes

Envíos masivos y notificaciones importantes para los asistentes

Guía de Comunicación: Envíos masivos y notificaciones importantes para tus asistentes

Durante los días previos a tu evento, es muy común que necesites comunicarte con todas las personas que ya compraron su entrada. Ya sea para avisar sobre un cambio de horario, dar recomendaciones de parqueadero o informar sobre el clima, Coccoa incluye un módulo de mensajería masiva (CRM básico) que te permite llegar a tu público de forma directa y oficial.

A continuación, te explicamos cómo gestionar estas comunicaciones masivas garantizando que tu mensaje llegue a su destino:

1. El Módulo de Difusión (Broadcast)

En lugar de exportar tu base de datos y usar plataformas externas complicadas, tu panel de administrador te permite redactar y enviar comunicados a todos tus compradores activos con un solo clic.

  • Segmentación básica: El sistema te permite elegir si quieres enviarle el mensaje a todos los asistentes del evento, o si prefieres filtrarlo por etapas (por ejemplo, enviarle un mensaje con instrucciones de ingreso exclusivo a los compradores de la etapa "Mesa VIP").

2. Plantillas y Respeto por tu Identidad Visual

Sabemos que la imagen de tu productora es sagrada y que la comunicación debe verse profesional.

  • Diseño intacto: Al configurar tus comunicados, el sistema te permite estructurar tus propias plantillas. Nosotros respetamos tu diseño al cien por ciento; mantenemos tu identidad visual original intacta y nunca modificamos el contenido gráfico o textual de tus correos.

  • Enfoque en la eficiencia: Mientras tú tienes el control total creativo sobre lo que ven tus usuarios, la plataforma se encarga única y exclusivamente de gestionar la infraestructura por detrás para que el envío masivo no colapse.

3. Entregabilidad Técnica (Deliverability)

Enviar cientos o miles de correos al mismo tiempo puede hacer que los proveedores (como Gmail o Outlook) marquen tus mensajes como Spam. Para evitar esto, Coccoa utiliza servidores de correo transaccional de alta reputación.

  • Enrutamiento seguro: Nuestro enfoque técnico está puesto en la entregabilidad. El sistema gestiona los protocolos de seguridad y los envíos por lotes (throttling) para asegurar que tus anuncios, cambios de locación o información de logística lleguen de manera confiable a la bandeja de entrada principal de tus clientes, y no a la carpeta de correo no deseado.

4. Casos de Uso Recomendados

  • 48 horas antes: Envía un correo con el mapa del lugar, las puertas de acceso correspondientes a cada localidad y la lista de objetos prohibidos. Esto agilizará enormemente el trabajo de tu equipo de logística en la puerta.

  • Emergencias o Cambios: Si un artista retrasa su vuelo o las puertas se abrirán una hora más tarde, usar este módulo masivo evitará que tus redes sociales se inunden de quejas o preguntas.

Paso final: Antes de lanzar un envío masivo a toda tu base de datos, siempre te recomendamos hacer un envío de prueba a tu propio correo electrónico. Así podrás verificar que los enlaces que incluiste funcionen y que tu diseño luzca exactamente como lo planeaste tanto en computadora como en celular.